如何做好文件收发工作

2024-08-24 11:30:03 领导 0 39

如何做好文件收发工作,第1张

如何做好文件收发工作
导读：建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。一、收文处理1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办

建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。

一、收文处理

1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。

2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。

3、承办人应根据规定的传阅范围或指示、要求，安排传阅或办理。

4、凡需办理的文件，先由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理提出拟办意见，分送给有关部门签署意见再呈送总经理室批示后办理。行政部经理处理公文时，认为无需送总经理室阅批的一般性文件，可直接批转有关部门阅办。

5、公文不得越级传递，除领导直接交办外，一般不直接送到领导个人。

6、各部门在收到急件时，应在2个工作日内答复，一般性公文，应在一周内办理或提出意见，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要答复。

7、加强公文检查和催办工作。行政部对有关领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时向行政部进行反馈，以便及时向有关领导汇报。

二、发文处理

1、发文处理，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、分发等程序。

2、草拟公文的要求：

（1）保持文件的一致性。起草的文件，除本文的一致性外，还应与原来有关的文件精神相衔接（要加以说明）。

（2）行文时，必须从公司整体角度出发，做到情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确。

（3）引用公文要写明发文单位、公文编号、标题和行文时间。

（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持清洁，凡是文面凌乱不清的，应重新誊稿。

3、公文的审核。文稿在送领导签发之前，应先由起草部门负责人审核后，由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理审核后，再由行政部转呈总经理室核稿；如内容涉及多个部门，还需所涉及部门经理加具审核意见。

4、公文签发：以董事会名义的发文，由董事长签发；公司行政文件及一般性文件，以及以部门、分公司名义的重要行文，由总经理室签发；以部门、分公司名义的一般性行文，由部门、分公司负责人签发。

5、公司公文签发后，由行政部负责打印、校对、装订、盖章、登记、分发。

6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。若确需要修改，必须重新送签。

7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。

8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。

9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。

三、公文的管理

1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。

2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。

3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。

4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。

5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。

　　一、文书的审核

　1、含义：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。(XX年11月)

　2、要求：

　(1)审核中发现的问题必须逐一纠正。

　(2)一般性问题可以直接修改。

　(3)需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。

　3、工作程序：

　4、工作程序：

　(1)明确审核范围;

　(2)确定是否需要行文;

　(3)审核文书内容;

　(4)检查文字表述;

　(5)检查文件体式;

　(6)检查文书在处理程序上是否妥善完备。

　5、注意事件：

　(1)书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录;

　(2)审核中发现问题必须及时解决。

　二、文书的拟办

　1、含义：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。(XX年11月)

　2、要求：

　(1)熟悉有关政策和规定;

　(2)熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况;

　(3)熟悉办文程序和有关规定;

　(4)拟办意见要符合政策规定和实际情况;

　(5)拟办意见力求准确、及时、简洁。

　3、工作程序：

　(1)明确拟办范围;(2)阅读文书内容;(3)提出拟办意见。

　4、注意事项：

　(1)拟办意见要明确具体;

　(2)应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门。

　(3)写清承办的时限和要求;

　(4)写明发送范围和阅读范围。

　三、文书的承办：

　1、含义：按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。

　2、要求：

　(1)认真领会拟办、批办意见;

　(2)文书的承办要区分轻重缓急;

　(3)来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考;

　(4)对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明;

　(5)要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

　3、工作程序：

　(1)了解文书的内容;(2)研究批办意见;(3)进行具体办理。

　四、文书的催办

　1、含义：对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

　2、要求：

　(1)催办中发现问题要及时汇报;(2)要填写催办记录班。

　3、工作程序：

　(1)确定催办的范围;(2)确定催办的方法;(3)进行催办。

　4、注意事项：对领导特别关注、紧急文书要进行重点催办。

法律分析：根据相关规定，公文的收文程序和发文程序中，都具有的办理程序为登记程序，收发文都需要对公务的主要信息和办理情况进行详细记载。

法律依据：《党政机关公文处理工作条例》

第二十四条　收文办理主要程序是：

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　第二十五条　发文办理主要程序是：

　　（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审

　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　公文处理工作是与公文同时产生的，是领导工作的助手,各级党委、政府及各个部门的各项工作几乎都离不开公文处理工作。以下是由我整理关于公文处理基础知识的内容，希望大家喜欢!

　公文处理概述

　一、公文处理及其基本任务

　公文处理就是对公文的创造、处(理)置和管理。其基本任务是及时、准确、有效地创制、传递、办理、管理、处置公文。

　二、公文处理活动的地位

　公文处理是公务活动的组成部分，在公务活动中占有重要地位。表现为：公文处理是机关实现管理职能的必要条件;公文处理是国家档案事业的基础。

　三、公文处理的基本原则

　公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特殊规律，遵循下列原则：法制原则;实事求是原则;全面质量原则;时效原则;集中统一原则;党政分工原则;保密原则;简化原则。

　收文处理程序与方法

　一、收文处理的一般过程

　收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

　收文处理的一般程序为：公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。上述环节完成后，进入办毕公文的处置阶段。

　上述环节，也可按办理与管理两个基本性质，分为收支办理与收文管理两大类活动。前者包括：拟办、批办、承办、注办;后者包括：签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。

　二、收文办理活动的方法要点

　1、拟办

　由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关(部门)领导者审核定夺。拟办实为一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可选择的方案。并非所有公文都需经过拟办。

　如何做好拟办工作：

　(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况;

　(2)意见要简明、具体、得体，拟办意见是一种请示或建议，语气应与该性质保持一致;

　(3)同时提出两个以上方案时，应将倾向性意见放在前面;

　(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期;

　(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导采纳方案有把握时也可直接草拟复文稿供审核定夺，以加速办理过程。

　2、承办

　承办公文应注意：(1)熟悉有关法律、法规、方针政策和上级机关有关公文，熟悉与公文内容有关的业务，明确领导者的意图;(2)深人实际，调查研究;(3) 加强协商，努力协调各方关系;(4)有效运用各种承办方式;(5)分清主次，分别缓急;(6)各级领导者应积极参与承办工作;(7)注意对承办结果的检查与监督。

　3、注办

　由承办人随手签注公文承办情况，以备忘待查。

　三、收文管理活动的方法要点

　1、公文签收

　指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，从各种渠道收取公文。

　2、公文登记

　登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

　3、审核

　收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　4、分办

　根据公文重要程度、各部门职责分工及有关制度将公文分送有关领导，有关部门阅知办理。分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。

　5、公文摘编

　指对重要公文在投人办理前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利，节省办理时间。

　6、传阅的组织

　指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅应注意：(1)选择合理的传阅路线形式，树型、轮型、星型中较适于公文传阅的是树型;(2)正确排序，灵活调整;(3)适当分流;(4)利用并发展多种传阅方式;(5)建立严格而简便易行的传阅登记手续; (6)及时检查阅读情况与结果。

　7、催办

　指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办时应注意：(1)正确划定催办范围，保证重点;(2)有高度的时间效益观念;(3)因地制宜采用多种催办方式;(4)强化其严肃性与权威性。

　发文处理程序与方法

　一、发文处理的一般过程

　发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性。整个程序可分为三个阶段：

　(1)文稿的形成，包括拟稿、会商、核稿、签发;(2)公文的制作，包括注发、缮印、校对、用印或签署;(3)公文的传递，包括分装、发出。上述程序完成后;进入办毕公文的处置阶段。

　二、发文办理活动的方法要点

　(1)文稿撰拟(详见有关章节)。

　(2)会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。主要作用是维护公文的合法性;有效性、政令的统一性。

　(3)核稿。指签发前由文秘人员对文稿所作的全面核查工作。

　(4)签发。指由机关***或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。文稿经签发即成为定稿。签发是绝大多数公文生效的必备条件。签发分正签、代签、核签(办签)、会签等数种。

　(5)签署。指签发公文的***亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。