当总经理秘书要注意什么工作和细节
导读：在日常繁杂事务的处理过程中，秘书人员要把握好“礼仪”的分寸，谦和、主动地做好辅助领导的工作 尊重领导　与领导的礼仪，首先要尊重服从。无论秘书人员与领导的私交如何，在工作中，必须事事处处维护领导的权威。凡事要多请示、多汇报，重要场合，秘书人员

在日常繁杂事务的处理过程中，秘书人员要把握好“礼仪”的分寸，谦和、主动地做好辅助领导的工作 尊重领导　与领导的礼仪，首先要尊重服从。无论秘书人员与领导的私交如何，在工作中，必须事事处处维护领导的权威。凡事要多请示、多汇报，重要场合，秘书人员要考虑到让领导走在前面，坐在中心。向来宾介绍领导时，态度要恭敬。领导与人谈话时，秘书人员不要轻易插嘴，甚至应该离开谈话现场，倘离开的话，一定不能走远而只能在随时能被召唤到的地方。当领导布置工作交代任务时，秘书人员必须认真倾听，假如秘书与领导意见不一致，不能立即插话打断，而要认真听完领导的话，分析领导意见的合理之处，婉转地提醒领导再作考虑，不可轻易反对，更不能拒不照办。 外出活动时，秘书人员应替领导料理生活琐事，并应将较好的座位、铺位留给领导，用餐、用卫生间都要领导为先。　秘书人员在与领导的交往中，还须注意为领导分忧挡驾。挡驾，要分清轻重缓急。非领导亲自约见的人要见领导，必须预先登记，包括什么时候、谈什么问题、所需时间，秘书人员都应一一了解，报领导同意后，按时约见。对造访的不速之客，秘书人员应尽量向他解释，而不可随便向领导引见。当有紧急事情必须由领导出面时。秘书人员应先问清情况，然后请示领导，得到领导同意后，再将来访者引荐给领导。　在交际场合，敬烟劝酒往往不可避免，领导或是不胜杯酌，或是还将继续工作。或是身体不适，不能应酬，秘书人员也应在此时及时挡驾。可以向众人说明领导不宜多饮的原因，也可适当替领导代饮，但这种情况不宜多，烟酒只能作点缀而不可成为公务的必须。所以秘书大可不必“舍命陪君子”，勉强多饮。　　领导各有性格，也各有特长，秘书人员在与领导的交往中，不仅要了解领导的性格脾气以更好地合作，也应知晓领导的特长，不失时机地向外界宣传领导的特长，既能博得领导的信任，又能在公关行为中起到意想不到的作用。如领导的摄影作品、书法作品，秘书应在合适的情况下将之在公众面前“亮相”，使领导在公众心目中的形象更丰厚、更富情趣。在文体娱乐活动中，邀领导唱一首、舞一曲、踢一场、打一局、杀一盘，不仅使领导的身心有所放松，也使领导在群众活动中与群众打成一片，乐在一起，有助于凝聚人心。因此，秘书人员对领导的礼仪规范，是切不可忽视这一方面的。 团结同事　秘书人员必须具有团队精神，热心助人，以礼待人，善于接受各种新观点、新挑战，也乐于接受别人的帮助，而不是孤立地苦干或蛮干。此外，平时在办公场所，笑脸相迎是办公室事务处理礼仪的基本。笑脸相迎，招呼同事，没有必要犹豫是否应该与不相识的人点头招呼，其他部门的人员、其他方面的员工，单位的领导，在见面时都应有所致意，最简单的就是含笑点头，也可道“早”、 “您好!”以及“再见”之类的问候语。当然这并不意味着见人就要套近乎，而只是一种应有的礼仪。　同事之间有时用善意的绰号来称呼，如“眼睛王”、“铁拐李”等。但这不适用于新到的成员或下级，不适用于年轻人对年长者。外资企业中，称呼老板或顶头上司时，不能只称其姓，还必须加上其职衔，即使对方要求你只称其姓甚至只称其名，在接待客人时，当着客人的面也不能这么做。　　对同事的成功、升迁、得奖应予以衷心的祝贺，但不要总挂在嘴上，说得太多反而使人怀疑你的祝贺是言不由衷的，是有着祝贺以外的其他含义的。 善待信访　除了政府部门设有专门信访接待机构外，一般单位的秘书部门往往承担着本单位的信访接待任务，秘书人员就成了信访接待人员。此时，秘书人员的礼仪便成了十分敏感和重要的细节，成了信访接待的有机组成部分。所以，必须注重信访接待中的礼仪。　首先，要充分理解信访者。无论是来信或来访，对方的心目中总以为自己的问题是重要的，有价值的，对此，秘书人员应予充分理解。由于身份地位不同，秘书人员可能一眼就看出对方反映的问题并无普遍意义或实用价值，却必须礼待来信来访的人，肯定对方提出的问题自有其价值意义，尤其应肯定对方能发现问题、思考问题、反映问题的积极态度。这样做不仅出于礼貌，也有利于保护群众参政议政的积极性。　其次，无论是什么样的信访者，秘书人员在接待时都应表示尊重。来信人所提的要求不一定都是合理的，我们在回信时，可以指出他的不合理处，但仍应尊重对方。不能在回信中表露出对对方的轻蔑、嘲讽。倘对方的来信有不当的措词语气，秘书人员回信时也不能“以其人之道还治其人之身”，却仍须有理、有利、有节，语词可以严肃些，但决不在信中“回骂”。对来访者，尽管他提出的问题是可笑的、无理的，秘书人员可以对其无理之处进行分析解释甚至批评，但却不可举止轻慢，出语伤人。　　此外，要注意对信访者的承诺。秘书人员处理信访，总免不了要做出某些承诺。有时这些承诺是表面化的，如答应：“我们一定找有关人员谈一下这个问题”，结果却不一定谈——因为反映者本身对问题把握不当，他的看法本身并不正确。对他的承诺只是礼仪的需要。有时，这种承诺则必须兑现，如将问题提交具体职能部门处理并予以答复，如“一定在五个工作日内替你办完”等，怎么答应对方就怎么做到，绝不可口头随便承诺，行动上从不按时按质地去做，甚至根本就将事情忘得一干二净。这种表现，说明秘书人员的承诺只是敷衍，而非真实地承担责任，无论从礼仪角度，还是从工作认真负责角度来看，都是不可取的。 诚洽业务　有些来访者所谈属某些工作业务，对这些来访者，秘书人员的接待礼仪应是：　　(1)妥善接待　无论是事先有约的还是不速之客，秘书人员都必须向来访者作自我介绍，并同时打招呼问候。倘秘书人员的办公桌在办公室门口，就不一定非站起身来说话，尤其对年轻人或对与自己年龄相仿的人，此时不必太拘礼。但当对方伸出手来则应起身伸手与之相握。假如来访者在打完招呼后没有马上提供自己的信息，秘书人员可以问： “我能帮你什么吗”如果是原本约见的客人。秘书人员的表现要更热情些，应立刻向领导通报客人的到来，并引导客人去见领导或替客人安排好恰当的地方等候领导。　　(2)弄清来意　　有些不速之客只是某公司的推销员，只要礼貌地回答几句就可以了，但不妨通知门房或传达室，以后不要让这些人进入办公区域。有些来访者愿意说出自己来访目的，秘书人员弄明白后，可相机处理。倘来访者一心认准了要见领导，却不说什么事，秘书人员应明确告诉对方，“领导每见一个人都要求事先了解情况，你不说明你的情况，我就没法为你安排，你能不能告诉我一个大概的情况呢” “你可以不告诉我具体内容，但你是否应该将主题告诉我呢 这样我才能转告领导，为你安排呀。” 对那些执意不肯吐露真情的造访者，秘书人员应予挡驾而不可无奈地为他引见领导，这样做往往将领导推向一个没有意义或没有准备的话题前，不利领导工作。　　(3)营造气氛　　　冬天，来访者帽子围巾一大堆，雨天，来访者雨衣雨伞湿淋淋，进入办公室后，来访者可能会觉得尴尬。这时，秘书人员应主动告诉对方把东西放在哪里合适，使对方感到放松。假如领导不在或有别的事需要来访者稍等，秘书人员不能将来访者，晾在一边，而应主动与之交谈，或问一下客人有无要办的其他事，如打个电话等等，并主动为其提供方便。也可准备一些书报杂志，让客人随便翻阅，以使其情绪稳定。但与客人谈话时，注意不能将工作中具体的内容、领导个人的最新信息告知对方，只能笼统地谈一些客套类的话，以防交谈中不慎泻密，引起麻烦，或使领导在与来访者交谈时陷于被动。　　(4)热情送客　　客人谈完事情告辞，领导会让秘书送客，有时秘书人员可根据具体情况提醒领导准备另一个约见或出席某一个会议——也是委婉提醒来访者离开——有时领导会与秘书人员事先约好怎样结束与来访者的交谈，客人此时总会知趣地告辞。秘书人员应帮助客人收拾东西，但不要动客人的包。应将客人送到电梯口或大楼门口，对不熟悉此地的客人，要为他们指点行走或乘车路线，并微笑地向客人道“再见”，等客人转身走开或上车，远离双方视线后，秘书人员才离开回办公室。秘书人员的日常事务繁而杂，在这种硕碎的工作中，最能体现秘书人员的礼仪修养乃至文化、思想的修养，因此，必须常做常新。

（一）总体原则：了解领导的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍，了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点，对计划内事情预先写入日程。

及时整理日程表，以免安排冲突，明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理，定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展，注意日程安排的时间松紧，适当安排。 

（二）经验与技巧：周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务，在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务。

根据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息，对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与领导日程表内容一致，不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理。

（三）出差日程安排：做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。

国内出差前，确定出差目的和日期，确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需 要的路程时间、接待人员等信息）确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒 店、熟悉酒店的电话、传真）等。

国外出差 ，出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：根据公司最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿，机票购买时注意避免经停中转。

扩展资料：

秘书的根本性质——辅助性，辅助性是秘书部门天生的属性，辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求，辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的，与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征。

1中介性：秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2直接性：秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上

3全面性：是体现在职能辅助的全面性上，是体现在过程辅助的全面性上

4服务性：人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5被动性:秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6潜隐性:秘书工作的潜隐性表现在三个方面：活动名义的假借性，活动过程的幕后性，劳动成果的潜在性。

参考资料：

—秘书

C 上车之前要先把车的驾驶位置后面的那个座位给客人，先给客人开车门，等客人坐定后，再给领导开车门，记住，从车的一侧绕到另一侧的时候，要从车的尾部走，切不可从前绕。等客人和领导坐定后，在自己做到副驾驶的位置上。以前上公共关系课时老师是这么说的。

座位安排：秘书坐副驾驶位，董事长坐司机后面的位置，总经理坐副驾驶位后面的位置。

上车次序：先打开左侧后车门，让董事长上车；然后打开右侧后车门，让总经理上车；最后秘书上车坐副驾驶位。

注：按照等级区分，秘书最好不要跟董事长或者总经理平起平坐，所以坐副驾驶位；不管是从心理上还是客观上，司机后面的位置是相对稳定和安全的位置，被认为是商务轿车上的主座位，所以要董事长坐；副驾驶位后面的位置次之。

一、握手

1、握手时力度要适中，大家可以练练。太轻给人以轻视。太重，也不好。

时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。

二、迎接礼仪

1、要先介绍最高领导，依次介绍。你好！这位是我们公司的姚主席，这位是张副主席。

2、把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"。

3、把小的介绍给老的。"你好，这是小王"。千万别调换了。

4、飞机场接人时，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么样？"

迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有 周密的布署，应注意以下事项。

（一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

（二）主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信 誉的印象。

（三）接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名 片，可送予对方。注意送名片的礼仪：

1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话， 能否留张名片给我？”

2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不 看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

（四）迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。

（五）主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

（六）将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

二、接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。

（二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。

（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走 在内侧。

2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全。

3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 （一般靠近门的一方为下座）。

（四）诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。

三、乘车礼仪

（一）小轿车。

1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间

座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。

2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。

3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。

4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座， 或让友人夫妇都坐前座。

5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的 姿势。

（二）吉普车

吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人 先下，后排客人再下车。

（三）旅行车

我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排 即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

四、馈赠礼仪

在经济日益发达的今天，人与人之间的距离逐渐缩短，接触面越来越广，一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多，彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑 选适宜的礼品，对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧，不仅能达到大方得 体的效果，还可增进彼此感情。

送礼忌讳

1、选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜欢呢？

2、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时 做一下记录为好。

3、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。

4、切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你

超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况，就是：呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”

5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。

6、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯。

7、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。

8、即使你比较富裕，送礼物给一般朋友也不宜太过，而送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物，这自然会引起他父母的不 快，同时也会令两份礼物失去意义。

接受一份你知道你的朋友难以负担的精美礼品，内心会很过意不去，因此，送礼的人最好在自己能力负担范围内较为人乐于接受。

9、谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身是如何不名贵，最好用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。

10、考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。

（一）外宾参观礼仪安排参观游览要注意如下几项工作。

1．项目的选定。参观游览项目的选择主要考虑以下几个因素：①访问目的、性质，以使参观项目的安排具有一定针对性。②客人的意愿与兴趣及特点。③结合当地实际情况，选定某些参观的项目。

2．安排布置。项目确定之后，应作出详细计划，向被接待单位交代清楚，并告知全体接待人员。

3．陪同。按国际交往礼节，外宾前往参观时，一般都有身份相应的人员陪同，如有身份高的主人陪同，应提前通知对方。

4．介绍情况。参观工农业项目，一般是边看边介绍，有保密的内容不要介绍。参观项目概况尽可能事先发给书面材料，节约参观介绍时间，让客人尽可能多的实地参观。陪同人员要了解外宾要求，对外宾可能提出的各种问题有所准备，不要一问三不知。

5．摄影。通常可以参观的地方都允许摄影。遇到不让摄影的项目，应先向来宾说明，并在现场竖外文的说明标志。

6、用餐安排。参观地点远，或是外出游览，要考虑用餐时间和地点，如果郊游，则应准备食品、饮料、餐具等等。有的地方还要预订休息室。

（二）出国参观的礼仪。出国参观所提出的参观项目，要符合访问目的，但也要客随主便，不要强人所难。参观过程中，可以广泛接触，交谈，以增进了解，增进友谊。同时也要注意对方的风俗和宗教习惯。如要拍照，需事先向接待人员了解有无禁止摄影的规定。参观完毕，向主人表示感谢。如主人在门口送行，上车之后，应挥手致意。

两种安排不失礼仪：

1、老板和女同事同坐后排，无所谓左右（左为大，老板在左理所应当，女同事在左女士优先）。

2、老板在副驾驶，女同事在后排。这是一个绅士的安排，如果相反，女同事会便扭，老板也会不自在。（老板不是灯泡，没必要看着你们并肩）

上下车，当然是女同事先下，绅士的举动永远是合乎礼仪的。