秘书邮件礼仪需注意
导读： 秘书邮件礼仪需注意 秘书邮件礼仪需注意，秘书在为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间，可以有效避免混淆。下面分享秘书邮件礼仪需注意。 秘书邮件礼

秘书邮件礼仪需注意

秘书邮件礼仪需注意，秘书在为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间，可以有效避免混淆。下面分享秘书邮件礼仪需注意。

秘书邮件礼仪需注意1

秘书在一天中，主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天，从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封，怎样处理这些邮件呢？Samantha教给了我们如下邮件礼仪：

如果某人：

为你做了某事——确认并简略感谢；

请你做某事——确定优先程度，让对方知道你会马上着手，立即将此事放到任务列表上并设置闹钟提醒，给自己留出足够的时间；

请你做的事你没有做到——如果因为客观原因确实无法完成，让别人知道为什么，这个原因应该是有一定分量的，不要涉及无意义的细节。

如果你：

想请别人回复你的邮件——为邮件留下开放性结尾。如果你写“以上是我要说的事情”，那按照逻辑，别人只会想，“哦，那是你要说的事情呗！”

为别人做了某事——确认此事已经圆满完成，并询问是否对方还需要其他帮助；

请别人做某事——那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作，给自己留出预计需要回复的时间，在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人，而不是在整件工作的最后期限设置提醒。

正在为别人做某事——用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展，感觉到你对他们的尊重，即使最后任务没有完成，别人也可以看到你努力的过程。

想表现出主动性——总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备，比如为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间。

此外，Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋，比如不要同时处理多封邮件，回复或浏览完一封邮件再打开下一封，这样在团队成员相似而项目不同时，可以有效避免混淆；为一些特定的发件人，比如老板设置特定的背景颜色，这样可以很容易地发现并首先处理他们的邮件。

秘书邮件礼仪需注意2

秘书交谈礼仪

交谈是交流思想和表达情感最直接、快捷的途径。在人际交往中，用错了一个词，或多说了一句话，或不注意词语的感情色彩等而导致交往失败或影响人际关系的事时有发生。所以，在交谈中药遵从一定的礼仪规范，才能达到双方交流信息、沟通思想的目的。在交谈的过程中，要注意倾听对方的表述，从而获得准确的信息。

创造良好的交谈氛围

谈话气氛和谐与否，会直接影响谈话的效果。为了创造一个愉快融洽的谈话气氛，秘书可以从以下几个方面入手。

态度要诚恳

进行交谈时，态度要认真、诚恳。对交谈的主题应认真对待，这不仅是尊重他人，更重要的是只有双方在认真的交谈中寻找到共同点以后，才有可能深入了解，取得对方的信任，交谈的氛围也会随之进入良好的阶段。

知识自己娓娓而谈，或目光呆滞、神情黯然、东张西望、心不在焉，或翻阅书报、看表、打呵欠，都会影响交谈的顺利进行。

寒暄要热情大方

寒暄不仅是一种必不可少的客套，还可以为交谈作情绪和情感上的铺垫。成功的寒暄，可以迅速缩短双方之间的感情距离，调节气氛，增进交流。因此，寒暄应尽量表现出谦恭、大方、热情、平等的姿态。

距离要适中

无论两人交谈还是多人交谈，交谈的距离以能够较容易地听清谈话的'内容为宜，距离做好是在2m左右，盲目靠紧，会让对方心理上感到压抑或局促不安，进而破坏谈话的气氛。

交谈的语言艺术

在日常的交谈和社交场合中，如果你能当众陈述自己的观点，流畅地表达出自己的意图，清楚准确的表达内心的想法，听者会乐于接受你的思想观点。

同样一句话，用不同的方式说出来，其效果可能会迥然而异，这就要求秘书，在人际交往中要非常强调语言艺术的原因，交谈的语言艺术主要包括以下几个方面。

平等互敬

运用语言，应坚持平等互敬的原则，谈话时在心理上、语调上，都要体现出对对方人格的尊重，把对方作为平等交流的对象，如果装腔作势、哼哼哈哈或以势压人，这不仅不礼貌，而且会使对方产生反感。在交谈中，应尽量使用礼貌用语，谈到自己要谦虚，谈到对方应尊敬，运用敬语与自谦语能显示出个人修养、风度和礼貌。

语言准确流畅

在表达思想感情时，应做到口音标准、咬字清晰，说出的词句应符合规范，避免使用似是而非的语言。另外，应去掉过多的口头语，语句停顿要准确，思路要清晰，谈话要缓急有度，从而是交流活动畅通无阻。

交谈机智幽默

交谈本身就是一个寻求一致的过程，在这个过程中常常会出现不和谐的地方而长生争论和分歧，这就需要你随机应变，凭借机制避开或消除障碍。同样，幽默也常用于化解尴尬场面或增强语言的感染力，有趣而意味深长的语言，能给人以欢笑和愉快。当然，机制幽默不是耍小聪明或耍嘴皮子。他应使语言表达既诙谐又入情入理，应体现一定的修养和素质。

一、握手

1、握手时力度要适中，大家可以练练。太轻给人以轻视。太重，也不好。

时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。

二、迎接礼仪

1、要先介绍最高领导，依次介绍。你好！这位是我们公司的姚主席，这位是张副主席。

2、把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"。

3、把小的介绍给老的。"你好，这是小王"。千万别调换了。

4、飞机场接人时，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么样？"

迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有 周密的布署，应注意以下事项。

（一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

（二）主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信 誉的印象。

（三）接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名 片，可送予对方。注意送名片的礼仪：

1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话， 能否留张名片给我？”

2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不 看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

（四）迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。

（五）主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

（六）将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

二、接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。

（二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。

（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走 在内侧。

2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全。

3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 （一般靠近门的一方为下座）。

（四）诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。

三、乘车礼仪

（一）小轿车。

1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间

座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。

2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。

3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。

4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座， 或让友人夫妇都坐前座。

5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的 姿势。

（二）吉普车

吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人 先下，后排客人再下车。

（三）旅行车

我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排 即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

四、馈赠礼仪

在经济日益发达的今天，人与人之间的距离逐渐缩短，接触面越来越广，一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多，彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑 选适宜的礼品，对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧，不仅能达到大方得 体的效果，还可增进彼此感情。

送礼忌讳

1、选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜欢呢？

2、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时 做一下记录为好。

3、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。

4、切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你

超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况，就是：呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”

5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。

6、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯。

7、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。

8、即使你比较富裕，送礼物给一般朋友也不宜太过，而送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物，这自然会引起他父母的不 快，同时也会令两份礼物失去意义。

接受一份你知道你的朋友难以负担的精美礼品，内心会很过意不去，因此，送礼的人最好在自己能力负担范围内较为人乐于接受。

9、谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身是如何不名贵，最好用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。

10、考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。

现如今一个好的优质的客户，虽然品质服务为第一位，但是回扣却是隐形的第一位。大家出来打工都辛苦,都是为挣钱,所以出现这样的事情也就很正常了。回扣给得适时得体，是保住一个客户的有力手段。而哪些客户该给，哪些客户不需要给，给多少，却是一门艺术，需要我们花很多的时间去观察和分析才行的。

下面是总结的给回扣定律:

5、一定要记住回扣不能过早提，得看进度，先不要承诺具体数字。

　　一般情况下，给回扣这个话最好不要先从我们口里说出。很多业务会因为我们不慎说出这种话而丢掉。在说这个话之前，必须对客户的组织机构，人员关系等有了比较清楚的了解之后，在跟客户接触时套出话来之后，再决定要不要给。比如说，假如是客户的老板或股东，就绝对不能提，一提就挂。还有的是老板的亲戚，对于一些很忠实于老板的，那也不能提，一提也会挂，因为他们听到回扣这个词就会认为你的价格里有水份或者你不老实。而有些亲戚比较贪心的，你也不能开口就提，得等他们自己提出来。

场合也很重要：

第一、不能在第三者在场的时候提

第二、不能在监控措施做得比较很好的公司内提

第三、不能在打到他办公室的电话中提。在饭桌上提出来是最有效果的，其次就是在休息时间里打他私人电话效果也不错。

我们面对的采购人员绝大部分是打工者。这些人，有外快赚当然是最喜欢的，但一般情况下也不要随便提，因为要针对各种不同的人采取不同的对策：

1． 想拿回扣又要扮清高的类。

这类人表现出不乐意谈回扣,但心里确很想要,他不会和你谈回扣的事情，你自己也先不能谈，此时你一定要做好本职工作，让他觉得你公司的产品技术肯定没问题, 之后再做好个人关系,让他认可你,信任你,之后再找个机会委婉的说回扣的事让他感觉似乎他不拿这个回扣还对不起你，最好是让他觉得不拿这回扣还是对不起你公司，然后他就会顺水推舟地去接受。

2、 直奔回扣类。

3、还有想拿回扣但提不起胆的。

4不要回扣类 很多项目你会碰到客户跟你往死里压价,此时,你就得嗅出他肯定有原因的,比如一个项目起初有几个部门参与,最后内部有分歧,可能就会出现最终负责的那个部门往死里压价,他们不要回扣,他们就想证明他们能低价做高质量工程一口气而已,这就得做好个人公关工作,多诉苦,让他相信你的技术实力还有就是有的客户刚任职不久或对升职感兴趣的 这类客户你得加强感情投资 谈人生,谈健康等过节送小礼品

下面是送礼的知识，做销售就是做人的关系，中国人是一个很看重关系的民族，关系需要维系，你发现没有，关系不经常维护，象颜色一样就会慢慢褪去，远亲不如近邻就是这个道理，经常搞在一块，经常电话联系，经常聚会，关系就会好起来，我认为做销售对客户要常送礼品， 因为中国大部人都爱占小便宜。礼品不要太贵重，贵了不好，你若送贵了，你自己不划算，客户也不敢要。礼物最好是公司定制的,这样效果好点, 这是我的心得

一、礼品分为几种类型

1、 实用型：笔、本子、领带、钱包、香水、打火机、各类球拍等此类最常用，了解客户爱好、性格，投其所好。客户比较容易接受，可以慢慢建立良好关系。

3、 代币型：交通卡（当然是冲了值的）、手机冲值卡、各类超市代物券此类礼物好处不用多说，送者方便，拿着实惠，是不可多得的好东西！

4、 奢侈型：手表、高级礼品，单子已经到了关键时候了，此时不出手要待何时？不过，切记一定要摸清楚客户的“爱好”，才能投其所好。

二、客户对待礼品的心态分析：

2、图实惠型：此类客户就是的茶壶里煮饺子——心里有数就行了，还是来点实惠的吧。　3、借机生蛋型：此类客户比较难缠，不过，好在他的要求一般不会太超预算。

　4、狮子开口型：这类一般是某个单子的关键人物，呵呵，平时想送你都没机会送，那还不赶紧的！　三、送礼品的方式方法：　

1、 直接带去客户公司送给本人。　

2、 交给秘书或前台代转（当然要注意包装，不能走光哦）。　

3、 快递！（同样注意包装问题）

4、 约客户出来坐坐，同时送上。

5、 交与客户关系亲密且放心的第三者代送这几种方式根据礼品价值大小、人物级别、事情关键程度综合考虑，搭配使用，没有很标准的做法，总之一个原则：客户收着方便（换位思考很重要）。还要记着，不是自己当面送的话，事后一定要打个电话明示或暗示此事情！　以上是回想平时自己的经验总结出来的，也没有严格的考证过，思路不一定顺畅，分类也不一定正确，不过自认为很实用的。

第一，李秘书不需对这件事负责。因为这件事是经理的失误，经理口头约定了这次约会，但他没有告诉李秘书，李秘书事先不知情，所以不是她工作上的失误，她无需负责。但她需要协助经理处理好这件事，这是在她的工作范围之内。

第二，李秘书该这样处理这件事以挽回危局：

首先，李秘书应该主动回复电话给日本客户，语气诚恳地向日本客户道歉。比如这样说：“对不起，XX经理，由于我们经理临时被急事耽搁了，没有及时赶去和您见面，非常抱歉！我们公司非常有诚意和贵公司合作，现在我们经理已经向xx酒店出发了，我们会尽快赶到。耽误了您的宝贵时间，非常对不起！希望您能见谅！请您再稍等一会，可以吗？”语气尽量诚恳一点，礼貌一点，这样既能消除日本客户心理的不满，还能彰显自己公司的诚意和素质。

然后快速打点经理去和日本客户见面所要准备的一切，包括文件资料和出门的用车等。好让经理在最短的时间内赶到酒店。

在美团上面买单后会有一个二维码，进店后把二维码给商家扫描一下就可以了。

到了店里，会有服务员接待，如果没有的话，你就直接去收银台，说，我是美团用户，然后把美团券的密码告诉他。有的时候，服务员会让你先落座，然后再问你要美团密码。然后，如果你团的美团有套餐区别，她会让你选择。如果没有，就直接消费成功，等待服务就好了。

根据美团外卖的官方解释，到店自取服务，按照完成的订单收取“到店增值服务费”，但不再收取配送相关的附加费用。

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美团企业文化

使命

帮大家吃的更好，生活更好。

文化理念

以客户为中心，长期有耐心。

秘书接待实务的相关案例分析题，有标准答案吗下面我给大家介绍关于秘书接待实务案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书接待实务案例分析

上司在走廊上聊天

琳达是梅隆娱乐(上海)公司市场部经理的秘书。这天上午十点钟，上海阳光 文化 公司的徐总如约准时到了。琳达把客人领到会客室后，去上司办公室通知上司，可上司没有在办公室。琳达出来一找，发现上司站在走廊上和公司营销总监说话。而对这种情况，琳达应该怎么办下面有5个选项：

a、对上海阳光文化公司的徐总说：“我们经理现在不在座位上。按理他应在座位上，我再去找一找，如何”

b、上司正在与公司营销总监说话，看样子上司知道预约的客人到了。为了引起上司的注意，琳达走上前去悄悄说预约的客人到了。

c、对正在与公司营销总监谈话的上司说：“不好意思，打断你们的谈话。您预约的客人已经到了。是否还让他等一会儿”

d、对正在与上司谈话的营销总监说：“不好意思，打断你们的谈话。预约的客人已经到了。你们的谈话是否可以等一会儿再继续”

e、对上海阳光文化公司的徐总说：“实在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的话，我们另约时间见面好吗”

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

答案c

即使是在与公司营销总监谈话，也要优先考虑预约而来的客人，所以，必须将客人已到的信息传递给上司。当然，上司与公司营销总监的谈话也许就快完了，也许还要稍等一会儿。但不管怎样，琳达还要问一下上司的意见。

客人提前到达

琳达是斯迈尔机械(上海)公司总经理的秘书。这天下午2点，江苏万马公司江总来访。琳达看了看日程表，上司与江总约好是3点见面，现在对方提早1小时到了。上司正在开会，估计3点左右结束。于是琳达与江总进行了下面的一段对话：

a、琳达：“可能我听错了，听总经理说你们约好的是3点”

江总：“实在不好意思……我记得似乎是2点。”

b、琳达：“不知是谁弄错了，反正今后注意一些就可以了。”

江总：“那现在总经理正忙着吗”

c、琳达：“实在不巧，总经理正在开会。我去问一下他，请您稍等一会儿，可以吗”

江总：“给你添麻烦了!”

d、琳达：“会议还有30分钟左右结束，您能再等一会儿吗”

江总：“那我就再等一会儿吧。”

e、琳达：“那这边请，我带您去接待室。”

江总：“谢谢!”

请从上面5句话中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

答案是b。

既然对方说了“实在不好意思”进行了道歉，秘书就没有必要再提醒对方“今后注意”了，更何况对方是老总，是上司的客人。

上司在外面预约的客人

琳达是联合日化(北京)公司销售部经理的秘书。这天上午，一个琳达不认识的客人来访。对方 自我介绍 ，他是琳达的上司在 拜访 客户时认识并预约的客人。面对这种情况，琳达应该怎么办下面有5个选项：

a、对客人说由于是上司外出时预约的客人，自己不知道，所以表示道歉。

b、对客人说，自己没有听上司说过这事，问客人上司是在什么时候和在哪儿与他预约的。

c、对客人说等会儿上司会打电话回来，她会转告他，并问对方是否可以给自己一张名片。

d、上司回公司的时候，一边转交客人的名片，一边介绍来访客人的样子。

e、对上司说，如果在外面预约了客人能否提前告诉自己

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

答案是b。

上司在外面预约客人，没有告诉秘书是很正常的。既然是上司预约的客人，那就没有必要问对方上司是在什么时候和地方预约他的，给对方造成一种不信任感。

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香港公司法定秘书：

每间在香港注册为有限责任的企业，都需要根据香港公司法(香港法例第三十二章)委任董事及公司秘书，以便履行公司的法定责任，及维持公司基本的运作。

由二零零四年二月十三日开始，董事的最低要求由两位减至一位，而公司秘书并不能由唯一的公司董事担任。公司秘书乃法定职位，其职务包括向公司注册处申报有关公司的结构、任何主要人事的变动;亦需为董事局拟备公司的会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询。

作为提供专业注册服务的公司，我们的附属公司百利来秘书服务有限公司致力减少客户面对相关法例时，所可能产生的困扰及疑惑。我们会替客户留意是否已符合公司法例的条款、个别公司的组织大纲章程、公司(表格)条例、商业登记及印花税例，以至公司(清盘)守则和其它有关的法律和条例的需要。我们亦会不定期为客户提供新公司法例的资料，并剖述其影响，以便客户掌握更新信息，及避免不必要的误会或招致无谓罚款。

公司的法定秘书职责：

1、参加股东大会和董事会，编写会议记录

2、在董事会的指示下，签发通知给有权出席股东大会和董事会的所有人士；

3、接收和处理来自政府的，针对该公司的信函和答复；

4、秘书有时应加签文件和盖章；

5、处理股权转让事宜；

6、保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册；

7、按规定向公司注册处提交有关文件，例如年度报表，更改董事或股东的通知等。