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导读：——Pachter1 发送并不紧急的“紧急”邮件 发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。 ——Rosemary Haefner 2 满屏大写字母 ARE YOU YELLING—这是大写
——Pachter1 发送并不紧急的“紧急”邮件
发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。
——Rosemary Haefner
2 满屏大写字母
ARE YOU YELLING—这是大写给人的视觉效果。除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。
——Rosemary Haefner
3 太不拘小节
邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。我建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。
——Haefner
此外，并非每个人都能读懂缩写。如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。
——Randal
4 表达太生硬
我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。
——Oliver
5 在凌晨三点发送邮件
我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。
——Oliver
（特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。）
6 使用模糊主题行
“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。在商务往来中，邮件最好简明扼要，这样才能促使客户看到后更快地给出反馈。
——Oliver
7 没有主题行
没有主题的邮件会让人很火大，客户只会当成垃圾邮件处理。
——Augustine
8 未开门见山
如果你在邮件结束时才抛出你的观点或者疑问也很令人讨厌，因为客户还得重头再看。邮件的目标是简洁并且尊重客户的时间。
——Augustine
9 不知所谓的邮件地址
不论是给客户，同事还是任何人发邮件，如果要体现专业度，就得弃用非正式的电子邮件账户。毕竟含有敏感词汇的账户一开始就会给人不好的印象。
但如果你坚持使用，为了专业素养，至少应该独立创建一个单独的电子邮件账户。
——Randall
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10 太长的述语
署名下方带有签名档是可以的，但信息太冗长没人会阅读。你的信息需要契合商业产品形象。
——Randall
11 每封邮件结尾都有保密通知
当你通过电子邮件发送文件或者时，内容是否保密取决于客户。建议在发送敏感文件之前，和客户达成保密约定，这样即使有信息泄漏的情况出现，你也持有证据。
——Randall
12 带有情绪的语气
当客户三周之后才回复你邮件时，你的下一封邮件中往往会带有一点愤怒的情绪。但是这对于谈判有害无利，所以永远不要发语气刻薄的邮件给你的客户。
我建议将回复邮件存在草稿箱中2天，然后拿出来修改，去掉主观情绪，这会帮助你更快的完成自己的目标，因为你表现出的是你的耐心和专业度而非情绪化。
——Oliver
13 太敷衍
如果你跟客户很熟，那么有时可以省掉一些细节。但如果这个客户跟你不熟或者订单量很大，那么礼貌和专业一定要。”Please””Thank you”以及结尾处像是”Best”这些词不可少。
——Oliver
14 数不尽的错别字
“错别字多是因为这是我用iPhone发的。”拜托，这已经不再是错别字多的借口！现在每个人都会从手机端收发邮件，如果是非常重要的客户，那么在发出之前必须检查是否有错别字。
——Oliver
15 讨厌的标点
如果你想用感叹号来表示你的开心，用一个就可以了。人们有时候忘乎所以的在句子结尾加上很多感叹号，这会让客户感到你很情绪化，并不利于订单的完成。
——Barbara Pachter
16 非专业字体
手写体要分场合，对于商务往来邮件，你得保证你的字体颜色大小规范。最重要的原则是：让客户便于阅读。
通常，最好选择10-12号字号，易读的字体，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。颜色当然是黑色最为保险。
——Pachter
17 太冗长
大多数人花几秒钟（不是分钟也不是小时）来阅读一封电子邮件，很多人甚至只是大致浏览，因此写邮件时最好将邮件分成短小段落，列出条理就更好了。对于重要信息可以用粗体或者斜体标注，但是要适量使用。
——Pachter
一、邮件的标题：
标题要提纲挈领，新增邮件标题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1一定不要空白标题，这是最失礼的。
2一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
3可适当用使用大写字母或特殊字元如“!”等来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
4标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
5最好写上来自公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
6标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收著!”
7回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
二、邮件中称呼与问候：
1恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
三、邮件的正文：
1Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联络方式之类与正文无关的资讯应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个档案作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!
3Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4一次邮件交待完整资讯
最好在一次邮件中把相关资讯全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能开启;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件传送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6合理提示重要资讯
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字型、加大字号等手段对一些资讯进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7合理利用，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8不要动不动使用:之类的笑脸字元，在商务信函里面这样显得比较轻佻
BusinessEmail不是你的情书，所以:之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:
四、邮件的附件：
1如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人检视附件
2如果附件是特殊格式档案，因在正文中说明开启方式，以免影响使用
3如果附件过大不宜超过2MB，应分割成几个小档案分别传送，
4附件档案应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
5正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
6附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个档案
五、邮件语言的选择和汉字编码：
1只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的传送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3对于一些资讯量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4选择便于阅度的字号和字型
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合线上阅度的字号和字型。
不要用稀奇古怪的字型或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设定过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。
六、邮件的结尾签名：
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人资讯。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1签名信息不宜过多
电子邮件讯息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等资讯，但资讯不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要资讯放在上面，对方如果需要更详细的资讯，自然会与你联络。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人物件与场合，切记一定要得体。
2不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设定多个签名档，灵活呼叫。
3签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字型小一些。
七、邮件的回复技巧：
1及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先顺序低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么著也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用资讯。
5要区分Reply和ReplyAll区分单独回复和回复全体
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁传送没有确定结果的邮件。
八、点选“回复全部”前，要三思而行!
6主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
九、正确使用邮件的传送，抄送，密送：
要区分To和CC还有BCC区分收件人、抄送人、秘送人
1To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
3而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
在工作邮件中，一般是尽量避免出现红色字体，我以为这是常识。
但最近发现自己的领导会在与国外客户的邮件中使用红色字，不知道客户（欧洲人）会不会忌讳？
同时发现国内的其他合作公司在邮件中也会用红色字。
古代官在行刑的人的名字用红笔划勾,现在法院判死刑也红笔在死刑犯名字上画勾用红笔写名字是对别人的不尊敬
中国素有“丹书不祥”的说法，古时衙门用来记录罪犯的名籍才用红笔，民间流传阎王爷勾画生死簿也用红笔，被红笔填写名字的人无疑被判了死刑。即使在现在，除了教师改卷、会计更正外，很少用红笔记录事项，尤其是一个人的名字，更是忌讳用红笔。
民间有“丹书不祥”之说，为什么有人收到红笔写的信认为很不吉利呢？这里有其文化历史背景。“丹书”有三层意思：一是古代统治者托言天命，捏造所谓“天书”是用丹笔所写，故称“丹书”，为百姓所忌用。二是帝王发给功臣的优待证往往用“丹书”，免罪证件也是用红笔写的。这两种意思与我们相距遥远。而直接影响人们观念、造成“丹书不祥”心理则是因为古代用朱笔记录罪犯的名籍，直到现在，处以极刑的罪犯名字上都用红笔打一个“×”或“√”。因此人们忌用红笔写信。除上述因素外，如今用红笔写信还被认为是绝交的意思。
英文商务邮件格式和礼仪
对于外贸从业的小伙伴们来说，英文邮件是跟客户最主要的沟通方式，其重要性不言而喻，所以大家对英文商务邮件的写作技巧都很感兴趣。但是在学习邮件写作技巧之前，可能我们应该首选关注一下邮件的格式和一些细节问题，处理好这些，可以让我们的邮件更圆满。以下，我为你整理的英文商务邮件格式和礼仪,希望对你有帮助。
收件人
1尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的'人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题
1一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：
RE:Art work of minions item
附件
1如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：
邮件内容
1首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。
2邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。
3写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题 」。
4能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。
5如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。
6注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,I would……,Could you……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。
7电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。
8邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。
9邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。
按照以上要点给大家提供一个简单的模板：
▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的时候尽量写全名，不要写昵称。
其他需要注意的细节
1最好设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、****，社交账号等信息，方便收件人随时查找。
2邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。
以上就是一封完整的英文邮件应该包含的要素和需要注意的地方。我们常说细节处见真章，希望大家养成良好的习惯，早日写出完美邮件。
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